Travaux : L’état-civil fait peau neuve

Fluide, confortable et confidentiel : c’est un parcours repensé pour leur confort que les usagers du service Etat-Civil de l’Hôtel de ville pourront découvrir d’ici peu, après trois mois et demi de travaux.

Ces derniers s’inscrivent dans la poursuite de la politique municipale en termes de modernisation du patrimoine communal et sont le fruit d’un travail de longue haleine qui a mobilisé de nombreux services.

Et notamment les services techniques, le pôle patrimoine bâti, les espaces verts, l’équipe logistique, la DSI, le pôle prévention santé et handicap, le service des archives ou encore le secrétariat général.

Une démarche participative

Ce projet, dont les prémices remontent à 2022, s’appuie aussi sur une démarche participative. La ville a en effet travaillé en concertation avec les conseillers de quartier pour recueillir leurs avis sur les améliorations qui pourraient être apportées.

A l’occasion d’une rencontre, ils ont ainsi été invités à aménager eux-mêmes l’espace et à en souligner les contraintes en partant de plans vierges. Leurs regards, ainsi que ceux des agents de l’Etat-Civil ont servi de toile de fond à la réflexion sur les nouveaux aménagements.

Modernisation et fluidification du parcours des usagers

Une réflexion qui s’articule autour de plusieurs objectifs visant à moderniser et fluidifier le parcours des usagers en prenant en compte les contraintes spécifiques – poteaux structurels, gaines pour les remontées et descentes de câbles… – de ce bâti ancien. Mais aussi la nécessité d’offrir des espaces cloisonnés, tout en étant agréables à vivre et lumineux.

Mise en place d’un système de gestion de file d’attente : installation d’une borne d’accueil électronique pour orienter le public selon ses demandes et accéder aux guichets. Ces derniers seront tous dotés d’une signalétique spécifique.

Réaménagement du hall d’accueil : il a été entièrement refait pour être plus lumineux, plus accueillant et plus chaleureux dans un design moderne et sobre aux couleurs claires, privilégiant les matériaux naturels comme le bois. Une banquette à destination des usagers ainsi qu’un éclairage à variation s’incorporent au projet.

Optimisation des espaces : ces derniers ont été repensés pour contourner les contraintes de ce bâtiment ancien qui réduit les possibilités d’aménagement. Chacun des 4 guichets d’accueil – dont un dédié aux personnes à mobilité réduites – a été conçu pour offrir un maximum de place afin que les agents et usagers puissent être dans des conditions optimales de travail et d’accueil.

Confidentialité des échanges renforcée : pour pallier les problématiques de confidentialité lors des rendez-vous avec les usagers, les guichets sont maintenant cloisonnés et isolés de manière acoustique. Pour ne pas rogner sur la luminosité de l’espace, les cloisons sont en verre doté de films dépolis.

Ces nouveaux aménagements permettront un gain de temps et de confort pour les agents comme pour les administrés tout en offrant beaucoup plus de confidentialité dans nos échanges avec le public. Sans oublier qu’il est plus agréable de travailler et d’être reçu dans de beaux locaux !

Catherine, agent du Service Etat-Civil – Citoyenneté

Deux phases de travaux

Pour mener à bien ce chantier, deux phases de travaux ont été orchestrées pour un coût total de 396 000 €.

Phase 1 : Rénovation de l’espace biométrie – du 3 au 21 mars
Phase 2 : Rénovation de l’espace d’accueil – du 24 mars au 4 juillet

Pendant les travaux, les agents du service Etat-Civil-Citoyenneté se sont adaptés afin d’accueillir au mieux les usagers dans des espaces aménagés au sein de l’hôtel de ville et aux horaires habituels du service. Dès le lundi 7 juillet, ces derniers pourront découvrir les nouveaux locaux.