Au cœur de la vie municipale : le service état-civil citoyenneté

En ce 4 juillet, les nouveaux locaux du service Etat-Civil- citoyenneté sont en ébullition. Les agents, accompagnés par les services techniques et informatiques, prennent possession de leur lieu de travail, métamorphosé par plusieurs mois de travaux avant d’y accueillir, l’après-midi, les premiers usagers et de leur présenter les nouvelles infrastructures. Hall d’accueil réaménagé et lumineux, mise en place d’un système de gestion de file d’attente, guichets cloisonnés et insonorisés… : tout a été pensé pour offrir aux usagers un parcours fluide et confortable, respectant la confidentialité des échanges.

Au service des usagers

De nouveaux aménagements plébiscités par les agents de l’Etat-Civil qui cultivent ici « le sens du service public dans toute sa splendeur », selon les mots de l’une d’entre eux. Patience, diplomatie, écoute, disponibilité, neutralité, rigueur et empathie sont autant de valeurs guidant les missions du service. Il faut dire que ce dernier, constitué de 11 agents – dont 2 sont spécifiquement dédiés au funéraire – est chaque jour au contact de la population, soit près de 20 000 personnes accueillies à l’année, qu’ils accompagnent dans de multiples démarches, tout au long des étapes de la vie ; depuis la déclaration de naissance jusqu’à celle du décès, en passant par le pacs ou le mariage.

Leurs missions s’articulent autour de 4 axes principaux : l’état civil, la biométrie, les affaires générales et le funéraire (cf. article dédié dans le RI 340). Les agents effectuent des roulements sur chacun des postes – hormis le service funéraire qui dispose de deux personnels spécifiquement dédiés – et changent chaque jour de mission selon un planning établi mensuellement. Une organisation qui nécessite une grande polyvalence des professionnels et permet à chacun de ne pas perdre la main sur des processus parfois techniques tout en évitant la routine grâce à la large diversité des missions qui cohabitent au sein du service.

L’état-civil

• Dresser les actes d’état civil : naissance – 1 753 en 2024-, décès, reconnaissance de paternité avant et après la naissance, changement de nom et prénom, mariage,
• Mettre à jour les registres et délivrer les actes (au guichet et dématérialisés),
• Enregistrer les Pacs (conclusion, modification, dissolution),
• Préparer les cérémonies de mariages et les parrainages civils : réception et vérification des dossiers avant l’impression des actes la veille des cérémonies,
• Réaliser les légalisations de signature, certificats de vie, copies certifiées conformes et attestations de résidence,
• Gérer les demandes des usagers et de l’administration (mentions, rectifications administratives, livrets de famille, transcriptions…) : les agents s’occupent des nombreuses demandes de documents par les administrations – 7 182 en 2024 mais aussi par les usagers par courrier ou mail. Les jeudis matin, durant la fermeture du service au public, sont consacrés au traitement de ces dossiers.

Chaque jour, un agent est dédié à l’accueil téléphonique du service afin de renseigner les usagers et les orienter si nécessaire.

Biométrie

Les agents du service, habilités par la préfecture, instruisent les dossiers de demandes de passeports et cartes d’identité, assurent le suivi des recueils, rejets et remises. En 2024, 7 064 dossiers ont été traités.

Affaires générales

• Procéder aux inscriptions sur les listes électorales : tout au long de l’année et jusqu’à 6 semaines avant la date du scrutin,
• Organiser les scrutins et assurer la tenue des listes électorales : à l’approche de chaque élection, le service connaît un surcroit d’activité. En effet, il a la charge de l’organisation et du bon déroulement des scrutins, en collaboration avec d’autres services : communication, secrétariat général, logistique et services techniques. Ils s’occupent notamment de la mise en place et de la préparation des 20 bureaux de votes ainsi que des panneaux électoraux, mise à jour et vérification des listes électorales, édition des cartes électorales et mises sous pli, formation des agents administratifs qui seront dédiés aux différents bureaux de vote. Le service doit aussi veiller au bon acheminement des procurations jusqu’à la veille du scrutin. Pour assurer ces missions, deux agents référents sont détachés à l’organisation du scrutin, un mois avant sa tenue.
• Réaliser les recensements citoyens (à partir de 16 ans),
• Procéder au tirage au sort des jurés d’assises : ce tirage a lieu 1 fois par an, au printemps,
• Instruire les dossiers d’attestation d’accueil, cartes de résident, regroupements familiaux.

Le service gère aussi trois missions méconnues : la déclaration de vente au déballage et celle de débits de boisson temporaire ainsi que la déclaration de meublé tourisme et chambre d’hôte.

Régulièrement, les agents travaillent en partenariat avec d’autres services dont l’accueil, le secrétariat général, l’habitat, le CCAS et les archives où sont stockés de nombreux actes anciens.