AU CŒUR DE LA VIE MUNICIPALE : le Secrétariat général

Le secrétariat général de la mairie joue un rôle essentiel dans l’organisation de la collectivité. Il est composé de quatre agents : une responsable du service, deux assistantes administratives et une apprentie.

Les missions du service s’articulent principalement autour de l’organisation des séances du conseil municipal (le conseil municipal doit se réunir au minimum une fois par trimestre) en lien étroit avec la Direction générale. Le service planifie le calendrier des conseils municipaux de l’année, planning validé par la Direction générale et madame le maire. Le secrétariat général sollicite les services au minimum un mois avant la tenue du conseil afin qu’ils aient le temps nécessaire pour préparer avec leurs élus référents les points à présenter au conseil.

Le dossier (projets de délibérations et notices explicatives) constitué en amont du conseil municipal par le secrétariat général et validé par la Direction générale et madame le maire est ensuite envoyé dans un délai réglementaire sur une plateforme numérique sécurisée sur laquelle les élus en prennent connaissance. Le jour du conseil, le débat public est enregistré afin d’être ensuite retranscrit dans un procès-verbal, adopté à la séance suivante. Les délibérations du conseil sont ensuite télétransmises au contrôle de légalité de l’État et versées aux archives communales.

Mais les missions du secrétariat général ne s’arrêtent pas là. Les agents assurent également le secrétariat de la Direction générale, l’organisation des réunions de direction (ordre du jour, compte-rendu…), la gestion des actes administratifs (écriture, mise en forme, constitution du registre des actes, vérification juridique, etc.), la rédaction, la réception, l’enregistrement et la diffusion des courriers, l’accueil physique et téléphonique, la tenue du registre des taxis, l’enregistrement des syndicats professionnels rambolitains, la coordination de missions en lien avec les structures extérieures, l’organisation de la tenue des bureaux de vote ainsi qu’un soutien technique et logistique lors des opérations électorales, etc.

Le service a également la charge des dossiers d’assurance (responsabilité civile de la ville, dommage aux biens, protection juridique, etc.) et la gestion des subventions en investissement (demandes et suivi). Autant de tâches, nombreuses et diversifiées, essentielles au bon fonctionnement de la collectivité.

Le saviez-vous ?

Délibération, arrêté, décision du maire, quelles différences ?

Les délibérations, arrêtés et décisions du maire sont des actes administratifs. Ce sont des actes juridiques ayant pour finalité l’intérêt général.

La délibération concernant l’aménagement d’un quartier, un marché de travaux, une attribution de subvention, etc. est prise par le conseil municipal tandis que l’arrêté relève des pouvoirs propres du maire (arrêté de voirie, de circulation, d’occupation temporaire du domaine public, etc.).

Le maire peut également prendre des décisions indépendamment du conseil municipal en fonction des délégations qui lui ont été attribuées par le conseil municipal en début de mandature (tarifs de voirie, mise à disposition de locaux communaux, délivrance des concessions de cimetière, etc.). Il rend néanmoins compte de ces décisions lors de la séance du conseil.

A noter !
Les citoyens peuvent assister librement aux séances des conseils municipaux. Les ordres du jour et les procès-verbaux sont consultables sur le site internet de la ville.